アラカン"BOKU"のITな日常

あれこれ興味をもって考えたことを書いてます

進捗報告のベターな間隔は週次だと信じている理由!

何らかの目標の達成をチームで目指す仕事があります。プロジェクトなどと呼ばれます。

 

プロジェクトはある程度長い期間継続することが多いので、途中で進捗報告することが必要になります。

 

進捗報告の頻度が、どの程度が適切かについては様々な考えがあります。状況によっても違いますし、絶対的な正解はありません。

 

ただ、比較的適用して良い結果を生む可能性があるのは”週次”だと考えています。今回は、その理由だと考えていることを書きます。

 

一口に進捗報告といっても、対顧客の場合もあるし、社内の経営層相手もあれば、プロジェクト内の上司相手の場合もあります。

 

が、伝えるべきポイントはだいたい同じです。例えば、最低限としたら、こんな感じでしょうか。

  • ◎月◎日終了時点の進捗状況
  • 継続課題の対応状況
  • 新規発生課題の有無
  • 次回までの予定/計画変更の有無
  • その他連絡事項

 

あと報告しなければいけない内容は報告の間隔があくほど増えます。

 

報告を受ける側も、間隔があくと忘れていることが増えますから、毎回、このプロジェクトは何のためにやっているのかみたいな概要まで説明することから始めるような場合までおこりえます。

 

それが、できるだけ間隔を短く報告したほうが楽な理由のひとつです。週次だとメールだけや、15分程度のミーティングですむような内容でも、月次だと必ず会議になってしまうとかの差もあります。

 

それらもふまえて、月次等の間隔をあけた報告と比較して週次報告のメリットとして、ぱっと思いつくものをあげてみます。

  1. 期間が短いので、報告のまとめが短時間でできる
  2. 報告をする側もされる側も安心できる。
  3. 課題の早期発見・共有ができ、対応が素早くうてる。
  4. トータルで管理業務コストを減らせる可能性がある。

 

特に良いのは2番めの「安心できる」という点です。週次で進捗報告を適切にしていると、「どうなっているのかわからない」という不安感がなくなってきます。

 

問題が発生しなくなるわけではありませんが、人間は「どんな問題が発生して、今どういう状況で、いつまでにどうしようとしているのか?」が共有できていると、不思議と落ち着いていられるみたいです。

 

それに週次の報告を最初からやってて良いと感じるのは、未整理な状態でも、「ここまでわかってます」と話をできることです。

 

月次になると間隔があいているせいか、なぜかある程度整理できた状態で報告しないといけないプレッシャがかかりやすい感じがあって、意外と準備に時間がかかる原因になったりします。

 

週次でありのままに話せることで、

コミュニケーション頻度があがる。

常に情報を把握できている安心感がある

お互いの信頼関係が生まれ良好な関係を築ける・・

という良い循環を生みやすくなります。

これが、課題の早期発見にもつながるというわけですね。

 

管理業務コストを減らせるというのは、あくまで可能性の話です。

 

ただ、月次報告1回の準備・会議・会議後フォローにかかる時間より、4週分(1月)の4回の週次報告の同時間の合計の方が少なかったということは実際に経験しています。

 

以上が、質問されたら「特に指定がないなら、週次くらいで報告してた方が結局楽だよ」と答えるようにしている理由です。

 

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