アラカン"BOKU"のITな日常

文系システムエンジニアの”BOKU”が勉強したこと、経験したこと、日々思うこと。

仕事の進捗報告は週次が一番ストレスが少ないと考える3つの理由:ゆるゆる仕事術

今回は客先や上位者などに進捗などの報告はどの位の間隔でするのが、一番、ノーストレス=ゆるゆるした状態を維持できるのか?という話です。

 

ある程度、長期に渡る仕事だと進捗報告を求められるので、何かのプロジェクト等でリーダーをやった経験のある方は一杯いると思います。

 

これって、やり方を間違えると、物凄いストレスの原因になりますよね。

 

やっぱ、そういう会議は、突っ込まれたり・怒られたりすることなく、さっさと終わらせたいものです。

 

まあ、そうなる要素は色々あって、そうならないために必要なことを、これから「ゆるゆる仕事術」ってカテゴリで、考えるところを書いていきたいと思っていますが、まず今回は、そんな会議の開催間隔にのみ焦点を絞ってみます。

 

結論から書きますね。

 

”BOKU”は経験上、報告する間隔は「週次」がモアベターだと考えています。

 

何故かというと、報告する相手に前の記憶が残っている間に、次の報告をできるという効率を維持しつつ、回数と手間を最小限にできる間隔だと思っているからです。

 

具体的に説明しますね。

 

一口に進捗報告といっても、対顧客の場合もあるし、社内の経営層相手もあれば、プロジェクト内の上司相手の場合もあります。

 

が、伝えるべきポイントはだいたい同じです。

 

例えば、最低限としたら、こんな感じでしょうか。

  • ◎月◎日終了時点の進捗状況
  • 継続課題の対応状況
  • 新規発生課題の有無
  • 次回までの予定/計画変更の有無
  • その他連絡事項

 

仮に、この内容を月次で報告するとしますね。

 

そうすると、まず、報告を受ける側も、そもそも報告を受けている仕事の内容がどんなもので、前の状況がどうだったか?なんて、忘れています。

 

本人たちは忘れていないと言い張るかもしれませんが、忘れてます(笑い)

 

人間なんて、そんなもんですから。

 

そうするとですね、毎回、このプロジェクトは何のためにやっているのかみたいな概要まで説明しないといけなくなります。

 

ひょっとしたら、自分が忘れていることを隠すために、「わからない!」などと逆キレして難癖をつけられるリスクも増えます。

 

でも、週次くらいだと、なんとか前の内容を覚えていてくれます。

 

しかも、週次で繰り返していると、その記憶が回数を追う毎に確立してきますから、説明しなければいけないことが、どんどん減ってくるという副次効果を生みます。

 

それが、週次をおすすめする最大の理由です。

 

実際、月次でやると、毎回会議で1時間や2時間位の時間をかけてすったもんだするような規模の仕事でも、週次でポイントを押さえて進捗報告していると、途中からメールだけや、15分程度のミーティングですむようになってきたりします。

 

どちらがストレスが少ないか・・なんて考える必要もないですよね。

 

なんでそうなるのか?

 

月次等の間隔をあけた報告と比較して週次報告のメリットとして、ぱっと思いつくものをあげてみます。

  1. 期間が短いので、報告のまとめが短時間でできる
  2. 報告をする側もされる側も安心できる。
  3. 課題の早期発見・共有ができ、対応が素早くうてるので安心できる。 

 

ポイントは、2番目・3番目の「安心できる」という点です。

 

週次で進捗報告を適切にしていると、報告を受ける側も「どうなっているのかわからない」という不安感がなくなってくるのですね。

 

仕事の問題が発生しなくなるわけではありません。

 

でも、人間は「どんな問題が発生して、今どういう状況で、いつまでにどうしようとしているのか?」が共有できていると、不思議と落ち着いていられるのです。

 

それに週次の報告だと、未整理な状態でも、「ここまでわかってます」と話をすることができます。

 

つまり、週次だと。

 

コミュニケーション頻度があがる。

常に情報を把握できている安心感がある

お互いの信頼関係が生まれ良好な関係を築ける・・

 

という良い循環を生みやすくなると言えます。 

 

月次になると、こうはいきません。

 

間隔があいていて、相手も忘れているので、ある程度整理できた状態で報告しないといけないプレッシャがかかりますし、問題があると、下手に甘くすると来月まで放置されるかもしれないという不安があるので、どうしてもキツい物言いになります。

 

そうすると、お互いに疑心暗鬼になって、どんどんストレスがたまる悪循環になるというわけです。

 

週次と月次だと、報告回数が増えるので、週次の方がしんどそうに思えます。

 

でも、そんなことはない・・と、”BOKU"は思ってます。

 

騙されたと思って、一度お試しあれ・・ですね。 

 

注:この記事は以前に掲載していた記事のリライトです。

 


ゆるゆる仕事術カテゴリの記事一覧はこちらです。

arakan-pgm-ai.hatenablog.com