アラカン"BOKU"のITな日常

文系システムエンジニアの”BOKU”が勉強したこと、経験したこと、日々思うことを書いてます。

経験上、仕事の進捗報告は週次にするのが一番ストレスが少ないと悟りました

ある程度の期間に渡る仕事だと、上司や顧客への「進捗状況報告」を求められます。

必要なことなのですが、やり方によっては物凄いストレスの原因になります。 

どうせやらなきゃいけないのなら。

ストレスは少ない方がいい。

自分の経験上でいうと。 

報告する間隔を「週次」にする。

これが、ストレスを少なく進捗報告をこなす最善の方法だと思ってます。

 

 

具体的に説明しますね

 

一口に進捗報告といっても、色々です。

対顧客の場合もあります。

社内の経営層相手もあれば、プロジェクト内の上司相手の場合もあります。 

でも、相手は変わっても、伝えるべきポイントはだいたい同じです。 

例えば、最低限としたら、こんな感じでしょうか。

  • ◎月◎日終了時点の進捗状況
  • 継続課題の対応状況
  • 新規発生課題の有無
  • 次回までの予定/計画変更の有無
  • その他連絡事項

仮に、この内容を月次で報告するとします。 

そうすると。

まず、報告を受ける側も、前に聞いた説明なんて、忘れています。 

本人たちは忘れていないと言い張るかもしれませんが、忘れてます(笑) 

人間なんて、そんなもんです。 

そうするとですね。

毎回、前振りとして、プロジェクトの概要まで説明しないといけなくなります。 

でも、週次だと違います。

前回の記憶が残ってますし、回数を追う毎に記憶量が増えてきますから、説明しなければいけないことが、回を追うごとに、どんどん減ってくるという副次効果を生みます。 

これが、無茶苦茶でかいのです。

実際、自分でも。

週次でポイントを押さえて進捗報告していると、ミーティング時間がどんどん短くなってきて、途中からメールだけや、15分程度のミーティングですむようになっていくのを経験しています。

 

週次報告のメリットをもうちょい掘ってみる

 

月次等の間隔をあけた報告と比較して週次報告のメリットをもう少し整理します。

ざっと書くと次の3つですかね。

  1. 期間が短いので、報告のまとめが短時間でできる
  2. 報告をする側もされる側も安心できる。
  3. 課題の早期発見・共有ができ、対応が素早くうてるので安心できる。 

ポイントは、2番目・3番目の「安心できる」という点です。

仕事の問題が発生しなくなるわけではありません。 

でも、人間は状況がわかっていると、意外に落ち着いていられます。

進捗報告の間隔が長くて、前提を忘れている状態で状況報告を受けても、わからない部分が残るので不安になります。

対して、週次報告して記憶が確かだと、同じ状況報告をうけても「どんな問題が発生して、今どういう状況で、いつまでにどうしようとしているのか?」が共有できているので不思議と落ち着いていられるのです。 

これは大きいです。

あと、面白いのが。

月次よりも長い期間で報告をすると、進捗報告の会議で「未整理の状態/解決の道筋が見えない状態」で報告をしづらい雰囲気ができあがります。

当たり前ですよね。

次の会議が1月後だと、報告聞く方も不安ですもの。

それが週次の報告だと。

次の報告もしょせん1週間後なので、未整理な状態でも、「ここまでわかってます」と話をしやすいわけです。 

つまり、週次だと。 

コミュニケーション頻度があがる。

常に情報を把握できている安心感がある

お互いの信頼関係が生まれ良好な関係を築ける・・ 

という良い循環が生まれるのですね。

これも大きいですよ。

週次と月次だと、報告回数が増えるので、週次の方がしんどそうに思えます。 

でも、そんなことはありません。

むしろ、情報共有がちゃんとできることで、作成する資料の数も減らすことができたりして、どんどん楽になります。

騙されたと思って、一度お試しあれ・・ですね。