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アラカン"BOKU"のITな日常

あれこれ興味をもって考えたことを書いてます

自分で議事録を書かないなんて!損してますよ!

自分で議事録(メモも含めて)を書く様にしてますか?。

 

してないなら、はじめた方がいいですよ・・ということを書きます。

 

議事録を書くのをだいたいの人は嫌がります。面倒くさいからです。

 

本来、議事録を書かなくても良い打ち合わせなんか無いはずなんですけど、「書け」と言われなくてラッキーなんて言ってます。そんな人を見ると「損してますよ。」と言ってあげたくなります。

 

議事録のメリットは3つあります。

  • 「わかったつもり」が無くなって、理解が深まります。
  • 「お互いの認識の相違」の確認ができます。
  • 「まとめる力」の最高の訓練になります。

 

本来、議事録は自分で自分のために書くものです。

 

説明や議論を聞いて(まあ、本を読んでも一緒なんですが)「なるほど、わかった」と思っても、実はわかっていないんです。

 

記憶に新しいうちに書くか、人に説明してみたら良くわかります。

 

議事録などに書いてみて、初めて、曖昧だった部分が整理されて「わかった」状態になります。

 

これが『”わかったつもり”が無くなって、理解が深まります』ということです。「わかった」状態にならないと、ポイントをはずさない対応ができるわけありませんよね。

 

議事録を書くと、会議や打ち合わせに出席した他の人の理解した内容と自分のそれとを客観的に比較できるようになります。

 

相手に送って見せればよいのです。これが『”お互いの認識の相違”の確認ができます』のメリットです。

 

仕事をしていると「お互いにわかってくれている」と思っていても、蓋をあけてみれば、真反対をむいていて、最終的にトラブルになることは珍しくありません。

 

コミュニケーションミスは時間が立つほど、修復が難しくなります。だから、議事録は人のためにもなるのです。

 

よくある勘違いが、人が書いてくれた議事録を読むから大丈夫というものです。

 

経験的に、人の書いた議事録をいくら読んでも、それは「会議や打ち合わせで聞いている」のとあまり変わりません。読んだり聞いたりすることと、自分で書くこととは全く違います。

 

会議で議事録を誰かが書く場合でも、自分のために議事録を書きましょう。そして、自分の書いた議事録と、回覧されてきた他の人の書いた議事録を比較して、相違点を把握しておきましょう。

 

議事録は「まとめる力」の訓練としても優れています。議事録を毎回書いていると、だんだん書くのが早くなって、ポイントをはずさなくなるからです。

 

そうなってくると、いつの間にか、普通に話を聞きながら頭の中で要点を振り分けできるようになります。そうすれば、いっぱいお話を聞いた後で、「今、伺った内容のポイントを、XXXXXXという様に理解しましたが、よろしいですか」と相手に確認できます。

 

これは経験談です。これが、できるかできないかがどんだけ重要かは、仕事を実際にしている人ならわかりますよね。

 

最後におまけです。議事録を書くことに慣れたら、議事録当番でなくても、議事録を会議や打ち合わせにでていた人に「議事メモ」としてメールとかで送っておくこともおすすめします。

 

私は本日の打ち合わせの内容をこのように認識していますって感じですね。大抵は、邪魔にはならないが、薬にもならないみたいな感じで、送りっぱなしで終わります。

 

でも、何かで大きなトラブルに巻き込まれた時に、そうして送信しておいたメールに書いていたことが証拠になって、最悪の状況から逃れられたみたいなことは、本当にあります。(意外とメールというのは証拠能力があるのです)

 

つまり、議事録は自分を守ってくれるのです。

 

以上、議事録(議事メモ)を書く習慣は、やらない理由がよくわからないくらい、良いことづくめなんですよという話でした。

 


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