アラカン"BOKU"のITな日常

文系システムエンジニアの”BOKU”が勉強したこと、経験したこと、日々思うこと。

議事メモを書く習慣が、将来のストレスを防ぐ3つの理由:ゆるゆる仕事術

打ち合わせをした時に、議事メモを書く習慣をつけておくと、その時はちょっと面倒ですけど、将来に予測されるストレスから身を守ることができますよという話です。

 

議事メモといっても、体裁はなんでもよいのです。

 

とりあえず、話し合ったり、聞いた内容の要点を「私はこのように理解していますよ」と書いて、関係者全員に共有すればよいのです。

 

たいていは、メールがその役目をはたします。

 

議事メモを書くこと自体がストレスだ・・という人に無理強いをするつもりはないですけど、それによって後で発生する可能性がある「大きなストレス」のリスクをずっとかかえたままになります。

 

なので、できればオススメしますということで、話をすすめます。

 

議事メモを書く、書かないで何が違うのか?

 

ざっくり言うと、後でトラブルになった時に、自分の身を守る術を備えておくか、おかないかという話と、トラブル自体の発生する確率を下げる手をうっておくのか、運を天にまかせるのか・・という違いです。

 

何故、議事メモで「トラブル発生の確率を下げる」ことができ、万が一発生した時に、「自分の身を守ってくれるのか?」を説明する前に、一般的な議事メモを書くメリットをあげてみます。

 

議事メモのメリットは3つあります。

  • 「わかったつもり」が無くなって、理解が深まります。
  • 「お互いの認識の相違」の確認ができます。
  • 「まとめる力」の最高の訓練になります。

 

「わかったつもり」が無くなって、理解が深まります。

 

説明や議論を聞くだけでは、自分で「なるほど、わかった」と思っても、実はわかっていないんです。

 

わかったと思っている内容を、書くか、人に説明してみたら良くわかります。

 

もし、そんな怪しい理解のままで、事をすすめたら、どうなりますか?

 

やったことが無駄になったり、最悪、行き違いによって喧嘩になったりしますよね。

 

少なくとも効率がよいとは言えません。

 

これが『”わかったつもり”が無くなって、理解が深まります』ということです。「わかった」状態にならないと、ポイントをはずさない対応ができるわけありませんよね。

 

 「お互いの認識の相違」の確認ができます。

 

議事メモを書いて共有すれば、会議や打ち合わせに出席した他の人の理解した内容と違っていれば、その返信で「違うよ」と教えてくれます。

 

もしくは、相手が「ああ、このように理解してくれているのか」と認識してくれます。

 

なので、後で「言った・言わない」でもめたり、「こういうつもりで言ったのではない」と言われるリスクが劇的に減るのは当然ですよね。

 

相手に送って見せればよいのです。これが『”お互いの認識の相違”の確認ができます』のメリットです。

 

仕事をしていると「お互いにわかってくれている」と思い込んでいても、蓋をあけてみれば、真反対をむいていて、最終的にトラブルになることは珍しくありません。

 

コミュニケーションミスは時間が立つほど、修復が難しくなります。

 

最悪、仕事が失敗したら、会社同士で責任のなすり合いになる時があります。

 

実際、"BOKU"も何度も経験しました。

 

そうなると、「あの時、お前がこう言ったんだろう!」みたいな、でっちあげで難癖をつける手段をとってくる相手も・・嫌ですけど・・いるのです。

 

それに対して、口頭でいくら言っても証拠能力はありません。

 

電話口で激昂して怒鳴ったり、相手を脅すような文言をいうと、仮に相手がそれを録音していたりすると、それで勝負は負け・・自分が不利になるばかりです。

 

正直、”BOKU"も使ったことありますが、相手を怒らせて脅迫まがいの言葉をはかせることで、交渉をこちらの優位にすすめるというのも、裏技的ですが、交渉手法のひとつではありますからね

 

でも、議事メモで自分はこう理解していますよと共有していれば、そのリスクはありません。

 

裁判等になると、このメールというのが、意外なくらいに証拠能力をもつのです。

 

そういう状態になって、追い詰められて、ストレスの塊になってから、「ああ、あの時に議事メモを書いて、相手に送っておけばよかった・・」などと後悔しても遅いのですよね。

 

「まとめる力」の最高の訓練になります。 

 

これは付加価値的なことです。

 

実は、議事メモを書くとストレスになる・・という人のほとんどは、単に「まとめる力」のない人だったりします。

 

話を聞いても、ポイントの把握ができない人・・というんですかね。

 

この「まとめる力」が重要でないという人はいないと思いますが、この訓練に議事メモを書くのは最適なんです。

 

実際、毎回書いていると、会議の最中に頭の中で要点を整理できるようになって、会議の後で口頭で会議のポイントや決定事項を、箇条書きで言えるようになります。

 

だから、議事メモを書くのも、数分でできるわけです。

 

実際、”BOKU"も人にすすめられて、議事メモを書くようにしたのですけど、だいたい、1年間位続けていると、いつの間にか、議事メモを書くのが何のストレスにもならなくなって、コミュニケーションロスによるトラブルもなくなりました。

 

というか、トラブル自体がほとんど起きなくなりました。

 

それでトラブルって、コミュニケーションロスが原因のものが、どれくらい多いのかを実感しますよね。

 

まとめ

 

良いことづくめだと思いませんか?

 

ゆるゆる仕事術・・なんてサブタイトルをつけてますが、「ゆるゆる」というのは「ノーストレス」の意味です。

 

ノーストレスと言っても「=仕事をダラダラやって人に何を言われても気にしない」ではありません。

 

日頃、ちょっとした手間を惜しまずに、ポイントを押さえてさえいれば、結果的にストレスのかかる状況に自分が追い込まれることを防げますよ・・それが本来の「ノーストレス=ゆるゆるできる状態」ですよということです。

 

今回の議事メモを書く習慣は、メリットがたくさんあって、効果絶大です。

 

ぜひぜひ、実践いただければなあ・・と思います。

 

注:この記事は以前に掲載していた記事のリライトです。

 


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