アラカン"BOKU"のITな日常

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将来のストレスを減らせるメールの使い方のポイント3つ:ゆるゆる仕事術

メールは、今や絶対にはずせないビジネスの重要なツールです。

 

でも、使い方を間違えると、とんでもないストレスの原因にもなります。

 

だから、メールの使い方を間違えないこと・・は、ノーストレス=ゆるゆるした状態で仕事をすることを目指すなら、外せないですよね。

 

だって、ゆるゆるというのは「ダラダラ仕事してストレスの種を放置したまま先送りにする」のではなく「普段の気をつけるべきポイントを押さえることで、将来的に発生するストレスを減らして、ノーストレスの状態を作ろう」という意味ですから。

 

メールは何故ストレスの原因になるのか①

 

ふたつあります。

 

ひとつは、「送信してしまうと取り消せない」ことです。

 

もうひとつは「意図が正確に伝わる保証がない。」ことです。

 

 

送信してしまうと取り消せない 

 

これは当然ですよね。

 

送信されたメールは、送信した人・日付・時刻などの情報を記録して相手に届きます。

 

この情報は、消せません。

 

間違ったと気づいて、訂正メールを送っても、相手がそれを読んでくれる保証はありませんし、意図的に無視することもできます。

 

悪どい相手なら、その間違いメールが自分にとって都合の良い材料になるなら、将来的に使える可能性を見越して、わざととっておくことだってありえますから。

 

別に、一度送信してしまうと取り消せない!のは、本来、悪いことではないのです。

 

それだからこそ、メールが証拠能力を持つわけですからね。

 

アメリカ大統領選のヒラリー・クリントン候補や、韓国の朴槿恵大統領が追い詰められたときもメールが重要な証拠となっていましたし、プロジェクトでも会社同士で揉めたりした時の交渉に、メールはしばしば重要な証拠として登場します。

 

うかつに扱うと相手から責められる弱みを握られることになる反面、適切に扱うことで、自分を守る盾になってくれます。

 

そういう強力な諸刃の剣的な要素を持っていることは、意識したほうがいいです。

 

意図が正確に伝わる保証がない。

 

メールは意図せぬトラブルを生みやすい媒体でもあります。

 

何故かというと言語外の情報がないからです。

 

会話の場合なら、表情や仕草や状況などの言語外の情報とセットになっているので、不正確な言葉でも意外に相手に伝わります。

 

でも、メールではそうはいきません。

 

ビジネスメールの普通のやり取りですら、こちらにはそんな気はないのに、相手が勘違いして怒って来たりします。

 

それでメールの文面が、非常に高圧的で攻撃的なメールなので、あわてて相手に会ってみると、別に腰の低い普通の人で、別に自分に対して怒ってもいなかったなんてこともよくあります。

 

この時は、やっかいだな・・と思います。

 

でも、これは長所でもあるわけです。

 

前回の記事にも似たことを書きましたが、会話でわかった気になっていたが、よく考えてみると実はよくわかっていなかったり、お互いに違った理解の仕方をしていて、後で言った言わないの揉め事に原因になる可能性の芽を早期発見できますからね。

arakan-pgm-ai.hatenablog.com

 

つまり、メールをストレスにするのか、どうかは、使い方ひとつということです。

  

それらを踏まえた、"BOKU"のおすすめのメールの使い方です。

  • 関係者への依頼・指示は、口頭だけでなくメールもする。
  • お客様や上司からの依頼・指示も必ず確認メールを送る。
  • やることだけでなく、ならなくて良いことも対象にする。

 

ひとつめとふたつめは、仕事でお客様や上司から口頭で依頼されたら、その日のうちに「・・・という指示をいただいたと認識しました」のように確認メールとして送っておきましょうということです。

 

そうすれば、会話による認識違いがあっても早期にわかりますし、後で言った言わないの話になれば、証拠として自分を守ってくれます。

 

その時に、3つめの「やらなくて良いことも対象にする」がとても重要です。

 

これは例えば「この機能は今回は時期尚早と判断して開発対象外としよう」みたいなお話をいただいた時に、「XXX機能は開発対象外とするご判断をいただきました。ありがとうございます。」みたいに口頭だけではなく、メールでも送っておきましょうということです。

 

意外に、「これをやる」という決定は、共有できているのに、「やめにする」という決定が共有できていなくて、あとでトラブルになることって、経験的にあったんです。

 

例えばシステム開発で言えば、当初仕様の範囲で途中でなくした機能の一部とかです。

 

あとで、「この機能は不要と聞いた」「そういう意味で言ったわけではない」みたいに、受け取り方の違いでもめるキッカケになることが、とても多いです。

 

そうならない為に、一本のメールを出す手間を惜しまないというのは、あとで発生するストレスの芽をつんで、「ゆるゆる」した気分で過ごすためには重要なんですね。

 

 

まとめ

 

メールを書く時に気をつけたい一番重要なことは、次の一言につきます。

 

メールは書いてすぐに送信しない。

 

つまり、メールは、書いてから一度、下書きフォルダにおいて、読み直してから送信する癖をつけたほうが良いですよということです。

 

メールを書いている時は、自分では落ち着いているつもりでも、意外と感情的になっているという事がよくありますからね。

 

下書きフォルダにおいて、お茶でも飲んで、もう一度読み返して問題なければ送信する。

 

こうするだけで、送った後に後悔するリスクは相当減ります。

 

ぜひ、やってみてください。

 

そして、ストレスのかかる状況にならない「ゆるゆる」した仕事ライフを目指しましょうね。

 


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