読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

アラカン"BOKU"のITな日常

人事評価と人工知能について考えたことがメインテーマです。

仕事でメールを使うときに、意識しておきたいこと

仕事について考える

メールは怖い!そう思った経験は何度もあります。

 

怖い理由は、「送信してしまうと取り消せない」ことと「意図が正確に伝わる保証がない。」ことにつきます。

 

でも、裏返せば、その特性が自分を守る盾になることもあります。

 

そんな毒にも薬にもなるメールとは、うまくつきあって後悔しないようにしましょうという話です。

 

送信されたメールは、送信した人・日付・時刻などの情報を記録して相手に届きます。これは、消せません。

 

間違ったと気づいて、訂正メールを送っても、相手がそれを読んでくれる保証はありませんし、意図的に無視することもできます。

 

一度送信してしまうと取り消せない!のがメールです。

それだからこそ、メールは意外と証拠能力を持っています。

 

アメリカ大統領選のヒラリー・クリントン候補や、韓国の朴槿恵大統領が追い詰められたときもメールが重要な証拠となっていましたし、プロジェクトでも会社同士で揉めたりした時の交渉に、メールはしばしば重要な証拠として登場します。

 

うかつに扱うと相手から責められる弱みを握られることになる反面、適切に扱うことで、自分を守る盾になってくれるわけですね。

 

また、メールは意図せぬトラブルを生みやすい媒体でもあります。

 

会話の場合なら、表情や仕草や状況などの言語外の情報とセットになっているので、不正確な言葉でも相手に伝わります。でも、メールではそうはいきません。

 

ビジネスメールの普通のやり取りですら、こちらにはそんな気はないのに、相手が勘違いして怒って来たりします。

 

逆に非常に高圧的で攻撃的なメールを送ってくる相手と会ってみると、別に腰の低い普通の人で、別に自分に対して怒ってもいなかったなんてこともよくあります。

 

でも、これは長所でもあるわけです。

 

会話だと、雰囲気でわかった気になっていたが、よく考えてみると実はよくわかっていなかったり、お互いに違った理解の仕方をしていて、後で言った言わないの揉め事に原因になることもよくあります。

 

メールだと記録に残るのと、客観的に見ることができる分、問題に気づきやすくなります。

 

それらを踏まえた、"BOKU"のおすすめのメールの使い方です。

  • 関係者への依頼・指示は、口頭だけでなくメールもする。
  • お客様や上司からの依頼・指示も必ず確認メールを送る。
  • やることだけでなく、ならなくて良いことも対象にする。

 

つまり、仕事でお客様や上司から口頭で依頼されたら、その日のうちに「・・・という指示をいただいたと認識しました」のように確認メールとして送っておきましょうということです。

 

そうすれば、会話による認識違いがあっても早期にわかりますし、後で言った言わないの話になれば、証拠として自分を守ってくれます。

 

特に最後の「やらなくて良いことも対象にする」は重要です。

 

これは例えば「この機能は今回は時期尚早と判断して開発対象外としよう」みたいなお話をいただいた時に、「XXX機能は開発対象外とするご判断をいただきました。ありがとうございます。」みたいに口頭だけではなく、メールでも送っておきましょうということです。

 

経験的に、当初仕様の範囲で途中でなくした機能は、「この機能は不要と聞いた」「そういう意味で言ったわけではない」みたいに、受け取り方の違いでもめるキッカケになることが多いです。

 

そんな場合、この一本のメールで、自分も相手も救われる可能性があるので、面倒くさがらないことをおすすめします。

 

最後にメールを書く時に気をつけたいことです。それは、次の一言につきます。

 

大事なメールは書いてすぐに送信しない。

 

つまり、大事なメールは、書いてから一度、下書きフォルダにおいて、読み直してから送信する癖をつけたほうが良いですよということです。

 

メールを書いている時は、自分では落ち着いているつもりでも、意外と感情的になっているという事がよくあります。

 

下書きフォルダにおいて、お茶でも飲んで、もう一度読み返して問題なければ送信する。こうするだけで、送った後に後悔するリスクは相当減ります。ぜひ、やってみてください。