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アラカン"BOKU"のITな日常

あれこれ興味をもって考えたことを書いてます

余裕でスケジュール進行!なんちゃってマルチタスク仕事術

スケジュールを守りつつ、余裕を持って仕事をする。

 

簡単なようで、意外と難しかったりします。

 

生産性をあげろと言われても、急に仕事をこなすスピードがあがるわけではありませんし、よしんば、あげられたとしても、常に出力MAXで仕事をすると疲れてしまいます。

 

でも、ちょっと考え方を変えるだけで、余裕をもってスケジュールを守って仕事をこなせる・・可能性がある・・方法があります。

 

例で説明します。

 

タスク(仕事)AーDの4つを6週間でやる計画を作ります。

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普通は上記図のように、先行するタスク(仕事)Aが終わってから、タスク(仕事)Bにとりかかるというように期間が重複しないスケジュールをたてます。

 

そして、作業自体もタスク(仕事)Aが終われば、タスク(仕事)Bに着手という感じですすめるのが普通です。

 

でも、そのやり方にはいくつか欠点があります。

  • 次のタスクの期間にはいってから課題が始めてわかる時が多いので予定通りにいかないリスク予測がくるいやすい。
  • 余裕があっても手を緩めたりして期限ギリギリまで使う意識になりやすい。
  • 先行するスケジュールが遅れたときに、玉突き状態になるのでリカバリするための調整が難しい
  • 人間の生理にあっていなくて効率が悪い

です。

 

特にポイントは4番目です。

 

同じことを続けてやると飽きます。大人なので放り出しはしないものの、集中力は確実に落ちてきます。

 

それに同じことを考え続けていると、意外によいアイディアが浮かばないものです。

 

ずっと考えてもわからなかった課題の解決方法が、睡眠したり別のことをやっている間に、ふと思いついたりすることはよくあることです。人間の脳はもともとそういう物らしいです。。

 

ようするに、元々人間は同じことだけを続けてやっていると、目に見えない非効率が発生するようにできているのです。

 

じゃあ、どうするか?・・ですが。

 

実は簡単です。飽きたら、他のことをやれば良いのです。

 

その「他のこと」を、単に気分転換のために雑談したりすのではなく、未来にスケジュールされている別のタスクをつまみ食い的に手をつけておくことにするのです。

 

例えば、今、タスク(作業)Aをやるべき期間だとしたら、だいたい7割位5.5~6時間をタスク(作業)Aの時間にして、残りの時間で後続のタスク(作業)Bやタスク(作業)C,Dをつまみ食いするようにしていくわけです。

 

もちろん、先行する仕事が終わらないと着手できないような依存関係のあるものは無理ですが、意外とそういうものは少ないものです。

 

自分でやってみてわかったのですが、このやり方は思ったよりメリットがあります。例えば

  • 集中力が落ちにくくて、はかどります。
  • 他のタスクをやってる間に、もとのタスクの課題を解決する良いアイディアがひらめくことが結構あります。
  • 先取りしてつまみ食いした時に、次のタスクの課題になりそうな部分もわかって、余裕を持って対策できたりします。

 

 最初のうちは、それまでやっていたタスクの作業を引きずってしまって頭の切り替えがうまくいかない時もありますが、だんだん、慣れてくるとスムースにいくようになります。

 

コツとしては、切り替えるときに、数分でもいいので、一度立ってトイレにいったり、軽い体操をしたりして画面から離れて体を動かすことですね。こうすると、頭の切り替えをスムースにできるようです。

 

実際、この「なんちゃってマルチタスク仕事術」になれてくると、仕事量が減ったわけでもないのに帰れる時刻は確実に早くなりました。きちんと計測したわけではないのですが、生産性は2倍以上になったくらいの感覚です。

 

生産性の向上への寄与は、特に2番めが大きいですね。

 

課題に直面した時に、ずっとそれを考えていると時間ばかりかかってどうどう巡りしがちだったのですが、別のことをやってる間にふと思いつく解決策のおかげで、それがなくなりました。このプラスマイナスは大きかったです。

 

このやり方を、なんちゃってマルチタスク的仕事術・・と自分で勝手に呼んでます。

  

もちろん、向き不向きがあるので、誰でもうまくいくとは言いませんが、試してみる価値はありますよ。

 


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