アラカン"BOKU"のITな日常

文系システムエンジニアの”BOKU”が勉強したこと、経験したこと、日々思うこと。

なんちゃってマルチタスクで進捗遅れストレスを回避する方法:ゆるゆる仕事術

将来的なストレスを減らして、ノーストレス=ゆるゆるした状態での仕事を心がけようとしても、たとえば、約束した仕事が期限まで終わらなかったりすると、やいのやいの言われて、なかなか面倒くさいことになります。

 

だから、仕事を引き受ける時に、無理なスケジュールで引き受けないようにすることが一番重要ではあります。

 

時々、無理して短いスケジュールで引き受けることが良いことだと勘違いしている人がいますけど、それは違います。

 

無理して短いスケジュールで引き受けたり、他にも仕事を抱えていて、手一杯だったりするのに、上司に頼まれたからと無理して引きうけるのは、実はものすごく「無責任」な行動だったりします。

 

だから、無理な時にはちゃんと理由を説明して無理だと断り、どうしてもそれをやる必要があるなら、他の仕事との優先順位をつけて、低い方の仕事を外の人にふるとかしないとダメなんですね。

 

かつ、必ず守れると思えるスケジュールで引き受けましょう。

 

例えば、あなたが5日間かかると判断し、上司がAさんなら3日でやれるのにおかしいと言うなら、「じゃあ、Aさんにやってもらってください。自分なら5日かかります」と答えるべきで、なんの根拠もなく、3日で受けたりするのも無責任です。

 

もちろん、やれるかもしれないと思って、自分のスキルアップのために、チャレンジしようと思うなら別ですけどね。

 

まあ、そうして、スケジュールが決まりました。

 

あとは、これをどうやって守るかです。

 

進捗遅れを回避する方法

 

まず、何の障害もなく、仕事が進行することを期待しないことです。

 

必ず、何か起こります。

 

それも、予想外のところから邪魔がはいります。

 

それを事前に見込んでおくことが必要です。

 

ただ、見込んでおくといっても、遅れてしまってから取り戻すことは現実的にはできないと思っておく方がいいです。

 

だって、生産性をあげろと言われても、急に仕事をこなすスピードがあがるわけではありませんし、よしんば、あげられたとしても、常に出力MAXで仕事をすると疲れてしまいます。

 

だいたい、遅れてしまってから、取り戻せる・・ということは、遅れる前は真剣に仕事していなかったと思われても仕方ないのですよ。

 

それを勘違いしている人が多すぎます。

 

進捗遅れを発生させない唯一の方法は、前倒しに作業して、遅れを発生させない。

 

この1点につきます。

 

なんちゃってマルチタスク

 

いまから、説明するのは、その方法です。

 

例で説明します。

 

タスク(仕事)AーDの4つを6週間でやる計画があるとします。

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普通は上記図のように、先行するタスク(仕事)Aが終わってから、タスク(仕事)Bにとりかかるというように期間が重複しないスケジュールをたてます。

 

そして、作業自体もタスク(仕事)Aが終われば、タスク(仕事)Bに着手という感じですすめるのが普通です。

 

でも、そのやり方にはいくつか欠点があります。

  • 次のタスクの期間にはいってから課題が始めてわかる時が多いので予定通りにいかないリスク予測がくるいやすい。
  • 余裕があっても手を緩めたりして期限ギリギリまで使う意識になりやすい。
  • 先行するスケジュールが遅れたときに、玉突き状態になるのでリカバリするための調整が難しい
  • 人間の生理にあっていなくて効率が悪い

です。

 

特にポイントは4番目です。

 

同じことを続けてやると飽きます。大人なので放り出しはしないものの、集中力は確実に落ちてきます。

 

それに同じことを考え続けていると、意外によいアイディアが浮かばないものです。

 

ずっと考えてもわからなかった課題の解決方法が、睡眠したり別のことをやっている間に、ふと思いついたりすることはよくあることです。人間の脳はもともとそういうものなのです。

 

ようするに、元々人間は同じことだけを続けてやっていると、目に見えない非効率が発生するようにできているのですね。

 

だから、飽きたら、他のことをやれば良いのです。

 

その「他のこと」を、単に気分転換のために雑談したりすのではなく、未来にスケジュールされている別のタスクをつまみ食い的に手をつけておくことにするのです。

 

つまり、前倒し着手ですね。

 

例えば、今、タスク(作業)Aをやるべき期間だとしたら、だいたい7割位5.5~6時間をタスク(作業)Aの時間にして、残りの時間で後続のタスク(作業)Bやタスク(作業)C,Dをつまみ食いするようにしていくわけです。

 

もちろん、先行する仕事が終わらないと着手できないような依存関係のあるものは無理ですが、意外とそういうものは少ないものです。

 

自分でやってみてわかったのですが、このやり方は思ったよりメリットがあります。例えば

  • 集中力が落ちにくくて、はかどります。
  • 他のタスクをやってる間に、もとのタスクの課題を解決する良いアイディアがひらめくことが結構あります。
  • 先取りしてつまみ食いした時に、次のタスクの課題になりそうな部分もわかって、余裕を持って対策できたりします。

 

ただ、このやり方には慣れが必要です。

 

最初のうちは、それまでやっていたタスクの作業を引きずってしまって頭の切り替えがうまくいきません。

 

でも、だんだん、慣れてスムースにいくようになります。

 

コツとしては、切り替えるときに、数分でもいいので、一度立ってトイレにいったり、軽い体操をしたりして画面から離れて体を動かすことですね。こうすると、頭の切り替えをスムースにできるようです。

 

これを、"BOKU"は「なんちゃってマルチタスク」と呼んでます。

 

実際、”BOKU"も騙されたつもりでやってみたのですが、この「なんちゃってマルチタスク仕事術」になれてくると、仕事量が減ったわけでもないのに帰れる時刻は確実に早くなりました。

 

きちんと計測したわけではないですが、生産性は2倍以上になったくらいの感覚です。

 

生産性の向上への寄与は、特に2番めが大きいですね。

 

課題に直面した時に、ずっとそれを考えていると時間ばかりかかってどうどう巡りしがちだったのですが、別のことをやってる間にふと思いつく解決策のおかげで、それがなくなりました。このプラスマイナスは大きかったです。

 

 

もちろん、向き不向きがあるので、誰でもうまくいくとは言いませんが、試してみる価値はありますよ。

 


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