アラカン"BOKU"のITな日常

文系システムエンジニアの”BOKU”が勉強したこと、経験したこと、日々思うことを書いてます。

普通の中学生が理解できるか?を基準に資料を作り、説明しないとダメな理由

役職定年しました。 

報告を受ける側からする側に久しぶりに戻ったわけです。 

そのこと自体に問題ありません。 

もともと、会議が嫌いで、手を動かす方が好きな方なので、実に快適です。 

 

報告する相手にイラっとくることがあるんです 

 

報告する側になって、困ることもあります。

例えば、自分ではわかりやすく資料を作って、説明したつもりなのに、とんちんかんな質問が返ってきたりとかすること。

これは、必要以上にイラッときますね。 

さっき説明したとこじゃないか! 

今の話の流れに関係ないじゃないか! 

いや・・これくらいわかれよ! 

みたいな・・感じ。 

もともと、報告を受ける側にいただけに、口に出さないのに、苦労します。 

それに加えて。 

事前配付した資料に全く目も通してないのがわかったりすると、駄目ですね。 

読まないなら、会議の2日前間に資料を配付しろとか言うなよ!? 

なんて・・これは、口にだしてしまったりもしますね(笑)。 

やれやれ。 

が・・・まあ、そこまでは良しとしましょう。

 

話すら聞いていない相手もいたりする

 

本当の苦労はその後にやってきます。 

会議は問題なく終わっているわけです。 

質疑応答時間に特に質問や指摘事項もありませんでした。 

よろしいですか?などと聞くと、みなさん真剣な顔で頷いている。 

よしよし。 

でも、会議に出席していたのに、内容を全く理解もしていないどころか、そもそも話すら聞いていなかったんじゃないかという人が少なからずいる。

放置もできないので、その人達に対しては同じことを個別に説明する羽目になります。

気がつけば、その人達に対する説明や資料作成の時間に圧迫されて、本来、やらないといけないことをする時間がなくなってたり。 

うーーん。 

とんでもない本末転倒の悪循環ですよね。 

こういうことがあるのか・・。 

これには参りました。

 

自分の説明の仕方を見直そう

 

最初は相手のせいだと思ってイライラしてました。

でもね。

ある日気づいたのです。

自分が悪いんだと。

相手のレベルをちゃんととらえないで、一人よがりの説明をしてたのだと。

相手は大人です。

それもエライさんです。

でも、すべての事柄を理解できるわけではありません。

なのに、資料を作るときや説明する時に「参加者全員がここまでは知っている」前提・・ようするに思い込みですね・・を置いていたのは間違いだと。 

そして、試行錯誤の末に、辿り着いた結論がこうです。 

  • 資料は中学生に説明するつもりで作ること。
  • 説明も中学生に説明するつもりですること。

会議には、様々な人がいます。 

経験した仕事や得意分野も違います。

ある領域では詳しい知識を持っていても、ある領域では全く無知。

これは、ありえるわけです。 

これを忘れてました。 

だから。

  • 専門用語は使わない。 
  • どうしても必要なときは、その専門用語の説明も加える。 
  • できるだけ要点だけを伝えて、枝葉や例外に触れない。 
  • 文字を大きくして、かつ、文字数を少なくする。 
  • グラフとかのビジュアルも増やす。  
  • グラフも伝えたいことだけを強調して作る。 
  • 結論を最初に書く。 

そういうことに気をつけて、その仕事内容について全く知らない、自分のうちの妻や子供に説明して、内容が伝わるくらいにまで平易にしてみました。 

そしたら、効果はすぐに現れましたね。 

しかも劇的に。 

手戻りや余分な説明が必要なくなって、会議もすぐ終わるようになりました。 

なんだ、自分の「伝える力」の問題だったのか?・・と思いましたねえ。 

 

最後に補足です

 

さて。 

ちょっと、誤解を招くかもしれないから補足しますね。 

まず、この話の本質はですね。

会議で説明する相手が頭が悪いとか、そんな話じゃないということです。 

例えば。

自分で作った資料やプログラムを1年後に自分で見てパッとわかるか?

そういう問題なんです。 

やってみてください。

意外と、自分で自分の資料がわからないはずですよ。 

当事者で資料を作っている本人が考える「これくらいわかるだろう」は、本人以外の人間にとっては「非常にわかりづらい」ことだということです。 

当事者でなくなった1年後の自分が、1年前の自分が作った資料を見て、ぱっと理解できないことがあるのが、その証拠です。 

だから、当事者とか関係なくわかりやすくするには、「子供でもわかるくらいに」という共通の軸をおくくらいでないと、うまくいかないということです。 

これ、ホントに良いですよ。 

おすすめです。