IT業界に多い話ですが。
長期のプロジェクトの「進捗状況報告」を開く頻度はどれくらいが最適か・・という話題です。
自分は「週次」がベストだと思っていて、今回はその理由について・・がテーマです。
今回のテーマである「進捗報告」について
一口に進捗報告といっても、色々あります。
対顧客の場合や、社内の経営層相手もあれば、プロジェクト内の上司相手もあります。
進捗報告では、以下のようなことを報告相手と共有します。
- ◎月◎日終了時点の進捗状況
- 継続課題の対応状況
- 新規発生課題の有無
- 次回までの予定／計画変更の有無
- その他連絡事項
この内容をどれくらいの頻度でするのが、一番効率が良いのか？
これが迷うところです。
プロジェクトの内容によっても違いますが、自分の経験をふまえて「一番ストレスが少なく、スムーズに進められたのは？」と質問されたとしたら、自信をもって「週次」だと答えることはできます。
月次が多いけど、イマイチに感じていた理由
一般的には。
一番多い周期は「月次」です。
進捗報告なんて面倒なものは開催回数を少なくしたいですし。
かといって。
あまり開催感覚を長くしすぎると、報告を受ける側から文句を言われる。
その落としどころとして、毎月というのは丁度いいからでしょうね。
実際のところ。
自分がかかわったプロジェクトでも、「月次進捗報告会議」というパターンが一番多かったのは確かです。
でも、月次でやっていると、どうもうまくいかないな・・と思うことも多くあります。
ひとつは、毎回の繰り返し説明項目が沢山あることです。
原因は、前回から時間がたちすぎていることです。
報告を受ける側のキーマン（ようするに偉い人）は、別にプロジェクトの選任でもなんでもなく、同じような報告を沢山うけてます。
だから、大抵の場合。
前に聞いた説明なんて、ほぼほぼ、忘れています。
進捗報告は前回からの変化みたいなことを報告することが多く、まず、前回どこで終わっているか・・を説明しないといけません。
結局、前回会議終了時点の認識あわせにかなり時間をとられてしまいます。
当然、会議の時間は長くなりがちです。
事前の資料作成にも時間がかかります。
月次でやりながら、自分は不満でした。
週次報告を試すと意外によかった
それがあったので、自分に決定権のあるプロジェクトでは週次を試しました。
報告を受ける側に嫌がられましたが、押し通しました。
なんで報告を受ける側が渋るかといえば、進捗会議の頻度が一気に４倍になるので、時間がとられると思ったみたいです。
そこで、1回の時間をコンパクトにして、1月トータルでは通常の月次報告の会議時間を越えない様に努力するので、試しにさせてもらえないかとお願いしました。
で・・やってみたわけですが。
結論から言えば。
めちゃ良かったです。
自分も楽でしたし、報告を受ける側からも喜ばれました。
集まる回数は増えたのですが、1回の時間が短いので、結局1月トータルでも月次報告の時間の7割位の時間で終わるようになりました。
週次報告の成功要因は「記憶」だな
何が良かったのか？
自分なりに分析してみました。
一番大きかったのは記憶です。
週次だと、報告を受ける側にも「まだ前回の記憶が残っている」のですね。
なので、繰り返し説明しなければいけないことが一気に減りました。
この効果は、後になればなるほどきいてきます。
回を重ねるごとに、ミーティング時間がどんどん短くなってきました。
初回は1時間くらいでしたが、すぐに毎回15分程度ですむようになりましたからね。
面白いもので、記憶が残っていると、理解度もあがります。
報告を受ける側で面白かったのが、会議での質問が増えたことです。
月次の時は深刻な顔で押し黙っている相手に、もくもくと説明する時間が長かったのですが、週次サイクルが定着してくると、表情も柔らかくなり、確認的な質問もどんどんでてくるようになりました。
結局。
相手もよくわからないし、覚えてないから質問できない。
そんな悪順庵がおきていたのでしょうね。
週次報告のメリットをもうちょい掘ってみる
さて。
週次サイクルはとても効果的でした。
少なくとも、自分がやった範囲では絶大な効果がありました。
それをふまえて。
月次報告と比較した週次報告のメリットを再度整理してみます。
ざっと書くと次の３つです。
- 期間が短いので、報告のまとめが短時間でできる
- 報告をする側もされる側も安心できる。
- 課題の早期発見・共有ができ、対応が素早くうてるので安心できる。
ポイントは、2番目・３番目の「安心できる」という点です。
仕事の問題が発生しなくなるわけではありません。
でも、週次報告だと、記憶が残っている分、同じ状況報告でも「どんな問題が発生して、今どういう状況で、いつまでにどうしようとしているのか？」が共有しやすくなります。
報告者側も「わからないことによる不安」がなくなってきます。
これは大きいです。
あと、面白い副作用がもう一つありました。
それは「中間報告が許される」ようになったことです。
月次もしくはそれより長い期間での報告だと、進捗報告の会議で「未整理の状態／解決の道筋が見えない状態」で報告ことになる「中間報告」をすると怒られました。
結論を持ってこい！！・・なんて感じです。
それが週次の報告だと。
未整理な状態でも、「ここまでわかってます」という報告ができるようになりました。
中間報告であっても、１週間後に再度報告を受けられることがわかっていれば、余裕をもって聞けるし、状況を理解しておいても良い気持ちになってもらえる。
これは、どうも。
コミュニケーション頻度があがる。
↓
常に情報を把握できている安心感がある
↓
お互いの信頼関係が生まれ良好な関係を築ける・・
という良い循環が生まれるから・・のようです。
結論としては。
週次報告。
おススメです。
騙されたと思って、一度お試しあれ・・ですね。