システムの仕事をやっていると、お客さんだったり、社内の偉い人相手にプロジェクトの進捗報告をしないといけないことがよくありました。
進捗報告では、おおむね以下のようなことを報告相手と共有します。
- ◎月◎日終了時点の進捗状況
- 継続課題の対応状況
- 新規発生課題の有無
- 次回までの予定／計画変更の有無
- その他連絡事項
1回ですむ話ではなく、月次とか週次とか適当な頻度で繰り返し行う必要がありますが、自分は経験的に一番効率が良かったのは「週次」だったと思ってます。
自分の経験上、半年以上開発期間がかかるプロジェクトだと、一番多いのは「月次」周期でした。
そうなる気持ちはとてもよくわかります。
進捗報告は面倒なものなので、開催回数を少なくしたいけど、あまり開催感覚を長くしすぎると文句を言われるし・・みたいな落としどころとして、月次は丁度いいのです。
でも。
なんとなく、うまくいかないな・・と思うことも多々ありました。
特に、前回の振り返りみたいな話に時間をとられがちなことが不満でした。
仕方ないのですけどね。
報告を受ける側のキーマン（ようするに偉い人）は、別にプロジェクトの選任でもなんでもなく、同じような報告を沢山うけているわけです。
だから、大抵の場合。
１月前に聞いた説明とか、ほぼほぼ、忘れていて当たり前です。
進捗報告というのはその性格上、前回からの変化みたいなことを報告することが多くなるので、前回会議終了時点の状態を思い出していただくのに、繰り返しの説明と質疑応答などが必要になってくるのは致し方ないです。
ただ、日々プロジェクトの仕事をしている側からすると「何回、同じ説明に時間を使うんだ！」的なイライラがつのります。
もちろん、その分事前の資料作成にも時間がかかりますしね。
自分は不満でした。
そういうイライラが週次の進捗会議だとなかったのですね。
なぜかというと。
週次だと、報告を受ける側にも「まだ前回の記憶が残っていた」から。
繰り返し説明しなければいけないことが一気に減るので、回を重ねるごとに、ミーティング時間がどんどん短くなることも多くて、うまくいくときは、最初は1時間くらいだったのが、すぐに毎回15分程度ですむようになるパターンもよくありました。
面白いもので、記憶が残っていると、理解度もあがるみたいで、会議での発言数もお互いに増えたりもしましたしね。
そうなると、派生的な好循環が生まれます。
ポイントは、「安心できる」点です。
プロジェクトの問題が発生しなくなるわけではないのですが、週次報告だと、記憶が残っている分、同じ状況報告でも「どんな問題が発生して、今どういう状況で、いつまでにどうしようとしているのか？」が共有しやすくなりました。
報告を受ける側の「わからないことによる不安」がなくなってくるので、、未整理な状態でも、「ここまでわかってます」という報告ができるようになりました。
月次もしくはそれより長い期間での報告だとこれはありえません。
進捗報告の会議で「未整理の状態／解決の道筋が見えない状態」で報告するなんて、許されず、「結論を持ってこい！！・・なんて怒鳴られて終わりです。
これは当然で、報告をうける側にしてみても、1月ぶりに報告を聞いて、ここで未整理のままやりすごしてしまうと、また1月後までダラダラ先送りにされるんじゃないかなんて気になりますからね。
でも、週次だと、中間報告であっても、１週間後に再度報告を受けられることがわかっているので、余裕をもって聞けるし、そもそも記憶が残っていて、ある程度状況も理解できているので余裕を持って聞けたのだと思います。
後付けですけど、これは。
コミュニケーション頻度があがる。
↓
常に情報を把握できている安心感がある
↓
お互いの信頼関係が生まれ良好な関係を築ける・・
という良い循環が生まれやすくなっていたということなんでしょうね。
だから、週次報告・・おススメなのです。
でも、最初に提案すると１００％嫌がられます。
進捗会議の回数が月に４回になるので、会議の時間が4倍になると思われますから。
なので、説得は大変だったりしますが、その価値はあったと、自分は思います。
はい。