アラカン"BOKU"のITな日常

文系システムエンジニアの”BOKU”が勉強したこと、経験したこと、日々思うことを書いてます。

説明しても理解してもらえない時、相手が「バカ」だと思う前に、自分の説明のダメさを疑うべきでした。

自分ではわかりやすく資料を作って、説明したつもりなのに、相手が理解してくれず、とんちんかんな質問が返ってきたりとかすることがあります。

正直、イラッとします。 

さっき説明したとこじゃないか! 

これくらいわかれよ! 

バカ!

みたいな・・感じです。 

 

話すら聞いていないんじゃないかと思う

 

会議中はまだいいです。

より、腹がたつのは。

会議に出席していたのに、内容を全く理解していない人がいることです。

それも一部わからないではなく、話すら聞いていなかったんじゃないかというレベル。

まあ、不満です。

会議の意味がないじゃないかと思います。

でも・・まあ。

放置もできないので、その人達に対しては同じことを個別に説明する羽目になります。

気がつけば。

その人達に対する説明や資料作成の時間に圧迫されて、本来、やらないといけないことをする時間がなくなってたりする。 

うーーん。 

とんでもない本末転倒の悪循環。 

イライラの極致です。

正直言うと。

これらは全部、相手のせいだと思ってました。

自分はわかりやすく説明しているし、ちゃんとわかっている人もいる。

全く理解できていないのは、あいつらが「バカ!」だからだと。

 

自分の問題だったと気づいたのです

 

 

でもね。

違ったのです。

気づいたきっかけは、たまたま、一年前に自分が作った資料を読み返す機会があったことですです。

そしたら。

なんと、自分の作った資料なのに、わからないのです。

え・・。

どういうこと?と思いました。

だって、自分で作って、人に説明していた資料ですからね。

作った時には、誰でもわかるように作ったつもりの資料だったわけです。

それが、一年たっただけで、作った本人が理解できない。

それで、思い知りました。

資料を作った本人の考える「簡単」「誰でもわかる」というのは、実は、すごい独りよがりだったということをです。

 

誰にでもわかる資料を作って説明すべきなんだ

 

単純な話。

資料を作った時の自分は、説明する事柄に取り組んでいる最中です。

だから。

資料に書いてない前提や暗黙の了解事項が頭にはいってます。

でも、1年ほど経過し、それらを忘れた状態だと、資料を読んでもわからないのです。

この1年たった自分が、当時の会議で説明した相手とは近いです。

だから、この資料を1年後の自分が理解できないということは、そもそも当時に説明する相手が理解できる資料ではなかったということなのですね。

愕然としました。

わからない相手が「バカ」ではなかったのです。

自分の資料と説明のレベルが低かったわけです。

まあ、恥ずかしい限りです。

で・・。

どうやったら、わかりやすい資料と説明ができるのか?を試行錯誤して辿り着いた結論はこうです。 

まったく予備知識がない、中学生位の子どもや主婦にでもわかってもらえる位にわかりやすい資料を作って説明する必要がある

です。 

考えてみればあたりまえのことです。

  • 専門用語は使わない。 
  • どうしても必要なときは、その専門用語の説明も加える。 
  • できるだけ要点だけを伝えて、枝葉や例外に触れない。 
  • 文字を大きくして、かつ、文字数を少なくする。 
  • グラフとかのビジュアルも増やす。  
  • グラフも伝えたいことだけを強調して作る。 
  • 結論を最初に書く。 

これは、基本中の基本でした。

 

わかりやすい資料と説明は生産性向上にもつながるのだ

 

さっそくやってみました。

なかなか難しかったですけれど。

とにかく、自分の判断では間違うので、資料を作ってから、その仕事内容について全く知らない、自分のうちの妻や子供に説明して、内容が伝わるかどうか試したりとか。

そういう試行錯誤をしつつ、わかりやすさだけに注力して資料をつくり、説明も同じように「当たり前」と思うこともはしょらずに説明するようにしたわけです。

用語なども、その意味の説明を加えたりして。 

そしたら。

効果はすぐに現れました。 

しかも劇的に。 

資料のページ数は増えたし、それに伴って説明時間も伸びているはずなんですけれど、会議の時間は逆に短くなりました。

とんちんかんな質問もなくなりましたし、会議参加者に、後で個別で説明しないといけないという事態も減りました。

まいりましたね。

今まで、イライラして、自分があたった皆さま方。

本当に、ごめんなさい・・です。