"BOKU"のITな日常

テクノロジー以外にも、日常には、面白そうな”イット”がつまってるんだな

自分の説明でわからない相手を「バカ」と思う自分が「真のバカ」だった(;^_^A

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自分の資料はわかりやすくて、説明も上手なんだと思い込む。

そんな「自信過剰の時期」が自分にもありました。

そんなでしたから。

会議で説明しても、内容を理解しない幹部とかにいつも怒ってました。 

とにかく、相手が理解できたら「自分の手柄」。

理解できなければ、「相手のせい」。

理解できていないのは、あいつらが「バカ!」だから。

今考えると、実に無茶苦茶ですが、本気でそう思ってましたね。

15年くらい、現場で肉体を使う仕事をやってきて、企画部門みたいな「ホワイトカラー」に異動になり、ビジネス書を読み漁ったり、プログラムの勉強をしたりして、それが理解できてきたなと思い始めたころです。

ど素人の初心者だったところから、自分ひとりで仕事がこなせるようになって自信がつきはじめてきたころ。

それで、周囲から褒められたりすることも増えて・・・。

誰でもはまりがちな「天狗になりやすいシチュエーション」に、まさに自分もはまっていたということです。 

 

それが思い違いだと気づいたのは10年後くらいです。

きっかけは、自分の過去の資料を読み返す機会があったからです。

いやあ、驚きました。

自分が書いた資料なのに、自分が読んでもわからない。

資料の構成も下手で、アラが目立ちますし。

背景の事情やベースになる部分など、理解するために必要な部分が書いてありません。

だから、読みづらく、そのうえ、肝心なところが書き漏れてたりします。

まったく、ダメダメな資料でした。

愕然としましたねえ・・。

当時の自分が、こんなレベルの資料しかかけてなかったということに。

そこで初めてわかったのです。 

資料を作った本人の考える「簡単」「誰でもわかる」というのが、どれほど独りよがりで傲慢だったかということが。 

 

冷静になって分析してみました。

なんで、こんなことがおきるのだろう・・と。

で。

たどりついた結論は。

説明する事柄に取り組んでいる最中で、資料に書いてない前提や暗黙の了解事項が頭にはいっている人間にとってのわかりやすい資料と、「暗黙の了解事項」を忘知らない人間にとってのわかりやすい資料は全く違うものなんだということです。

至極、当然の理屈です。 

だから。

わかりやすい資料というのは、相手に理解してもらうのに「暗黙の了解事項」が必要ないように作成したものなのに、当時の自分は、それができていなかった。

つまり、低レベルであったというのが事実です。

愕然としました。

だってねえ。

そんなレベルの資料しか作れなくくらいだから、説明も下手だったでしょう。

なのに。

相手が理解できたら「自分の手柄」。

理解できなければ、「相手のせい」。

理解できていないのは、あいつらが「バカ!」だから。

なんて思っていたわけです。

それから10年後の自分がそれに気づけたということは、当時、説明をきいていただいていた上司の方々も、当然それに気づいていたでしょう。

きっと、陰では「あいつ、どうしようもないな」とか言われてたんでしょうね(;^_^A

冷や汗がでます。 

 

 暗黙の了解事項のいらない資料と説明とは・・。

考えてみました。

何度も試行錯誤して辿り着いた結論は、結局、ごくごくシンプルで

まったく予備知識がない、中学生位の子どもや主婦にでもわかってもらえる位にわかりやすい資料を作るように心がける。

 でした。 

具体的には。

  • 専門用語は使わない。 
  • どうしても必要なときは、その専門用語の説明も加える。 
  • できるだけ要点だけを伝えて、枝葉や例外に触れない。 
  • 文字を大きくして、かつ、文字数を少なくする。 
  • グラフとかのビジュアルも増やす。  
  • グラフも伝えたいことだけを強調して作る。 
  • 結論を最初に書く。 

考えてみれば、資料作りの基本中の基本でしかないです。

気をつけないといけないのは。

書いている最中の自分が「読みやすい」と感じる感覚を信じてはいけないことです。

三者に客観的に見てもらうのが一番いいんですけど。

率直に厳しい意見を言ってくれる第三者というのは、なかなかいません。

勢い、自分で見直すことになりますが。

ポイントは、少しでも、間隔をおいてからみなおすことです。

なので。

  • 資料をできるだけ早いタイミングで一度作ってみること。
  • それを、数日たってから読み直して推敲すること。

これが必要なんですね。

実際、やってみたら。 

なかなか、いい感じです。

なにより、会議の時間が短くなりました。

とんちんかんな質問もなくなりましたし、会議参加者に、後で個別で説明しないといけないという事態も減りました。

まいりましたね。

自分がイライラしたことの、ほどんとは、自分のレベルの低さのせいだったのです。

今まで、イライラして毒づいてしまった皆様。

本当に、ごめんなさい・・です。

ではでは。