"BOKU"のITな日常

62歳・文系システムエンジニアの”BOKU”は日々勉強を楽しんでます

わからない相手に怒る前に、自分の説明能力不足を疑うべきだったと大反省しました。

あとで気づくと、かなり恥ずかしい・・です。

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昔は結構イライラしてました

 

自分の資料はわかりやすく、かつ、説明も上手だと思い込んでいた「自信過剰の時期」がありました。

そんなでしたから。

会議で説明しても、内容を全く理解しない幹部とかに怒ってました。

 

これらは全部、理解できない相手のせいだと思ってました。

自分はわかりやすく説明しているし、ちゃんとわかっている人もいる。

全く理解できていないのは、あいつらが「バカ!」だからだと。

まあ、今にして思えば赤面ものですが(笑)

 

自分の問題だったと気づいたのです

 

それが思い違いだと気づいたのは10年後くらいです。

当時の自分の資料を読み返す機会があったからです。

いやあ、驚きました。

自分が読んでも、わかりづらい。

資料の構成が下手で、肝心なところが書き漏れてたりします。

まったく、ダメダメな資料なのです。

え・・。

どういうこと?と思いました。

誰でもわかるように作ったつもりの資料だったわけです。

それが、時間がたったとはいえ、作った本人が理解できないとは・・。

それで、思い知りました。

資料を作った本人の考える「簡単」「誰でもわかる」というのは、実は、すごい独りよがりだったということをです。

 

資料を作る時は暗黙の了解事項を知っている

 

単純な話、資料を作った時の自分は、説明する事柄に取り組んでいる最中です。

当然、資料に書いてない前提や暗黙の了解事項が頭にはいってます。

だから、理解できる。

わかりやすい資料のようにも見える。

でも、時間が経過し、資料に書かれていない「暗黙の了解事項」を忘れた状態で見ると理解できない部分が増える。

至極、当然の理屈です。 

愕然としました。

わからない相手が「バカ」ではなかったのです。

自分の資料と説明のレベルが低かったわけです。

なのに、自分のレベルが低いことに気づかず、人をバカ呼ばわりしていた・・って。

最低ですね。

 

反省して試行錯誤した結果

 

正直、相当恥ずかしかったので(笑)

大反省して、工夫もしました。

だから、今は多少マシになってると思ってます。

自画自賛レベル(笑)ですけど。

結果、試行錯誤して辿り着いた結論は。 

まったく予備知識がない、中学生位の子どもや主婦にでもわかってもらえる位にわかりやすい資料を作るように心がける。

 でした。 

具体的には。

  • 専門用語は使わない。 
  • どうしても必要なときは、その専門用語の説明も加える。 
  • できるだけ要点だけを伝えて、枝葉や例外に触れない。 
  • 文字を大きくして、かつ、文字数を少なくする。 
  • グラフとかのビジュアルも増やす。  
  • グラフも伝えたいことだけを強調して作る。 
  • 結論を最初に書く。 

考えてみれば、資料作りの基本中の基本でしかないです。

 

わかりやすい資料と説明は生産性向上にもつながるのだ

 

一番大切なことは。

書いている最中の自分が「読みやすい」と感じる感覚を信じないことです。

できたら第三者に客観的に見てもらうか、自分で見直すにしても、数日日をおいてからみなおさないと気づけないところがたくさんあります。

なので。

資料をできるだけ早いタイミングで一度作って、数日たってから読み直して推敲するのをこころがけるようにしました。

それができないときは、まったく事情を知らない第三者に、ざっと見て言いたいことが伝わるか見てもらう機会も増やしてみました。

 

そしたら。 

効果はすぐに現れました。

なにより、会議の時間が短くなりました。

とんちんかんな質問もなくなりましたし、会議参加者に、後で個別で説明しないといけないという事態も減りました。

まいりましたね。

今まで、イライラして毒づいてしまった皆様。

本当に、ごめんなさい・・です。