"BOKU"のITな日常

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EXCEL方眼紙はお役所の複雑な書類がある限りは絶対必要です/EXCELの小ネタ

今回は「EXCEL方眼紙」などと揶揄されているEXCELの使い方について、思うところを書いてみます。

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EXCEL方眼紙

 

Excelワークシートのセルを使って複雑なレイアウトを実現することを「Excel方眼紙」と呼ばれていることを、うかつにも最近まで知りませんでした。 

ましてや、その方法が悪だとか、撲滅すべしだとか言われてるなんてことも。

なので。

その是非を議論する公開討論会・・って何なんだ?という感じです。

www.publickey1.jp

 公開討論会はグレープシティのプロモーションとして考えれば、とても面白いとは思うんですけどね。 

 

何をやりたいかで利用法は変わる

 

正直言えば、EXCEL方眼紙は善か悪か? という問いかけ自体く無意味だと思います。 

何をやりたいかによって、利用法は決まるわけですから。

EXCELだって同じです。

EXCEL表計算ソフトです。

だけど、別にそれ以外の使い方も法律で禁止されているわけではありません。

例えば、EXCELをグラフィックスツールとして使うとかは有名です。

press.share-wis.com

xn--u9j9e2bn6a7ezbws.com

 

EXCEL方眼紙だって同じこと

 

EXCEL方眼紙にも、それでないとできない事があります。 

それは、日本のお役所に提出する超複雑な書類の作成です。 

例えば、こんなやつ。

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今の日本では、こういう複雑な申告書とかを節目節目に大量に提出しないと業務が行えない現実があるんです。 

少しなら手書きでいいですが、毎回数十枚単位だと手書きでは業務がまわりません。 

 

帳票をシステム開発すると高くつく

 

帳票出力システムを作れば良いのですが。

開発すると、1帳票あたりで安くて数十万円、高ければ百万・二百万とられます。 

しかも、毎年のように微妙にフォーマットが変わるので、その都度修正にまた数十万円です。 

種類が少なければ良いですが、下手をすると、お役所の書類は同じ届け出でも理由や用途によって微妙にレイアウトが違ったりして、下手をすると何百種類もあったりします。 

そんなコストを認めてくれる会社なんかありません。

じゃあ、差し込み印刷とかでやれないか?とか思うのですが、上記のような複雑な帳票レイアウトをWORDで作れる人がいたら、それは相当のマゾヒストです。 

あのレイアウトを現実的なコストで再現できるのは「EXCEL方眼紙」だけなのです。 

 

お役所自身がEXCELフォーマットで配信してるし

 

 実際。

お役所自身がEXCELで作ったフォーマットをダウンロードできるようにしてくれているところもありますしね。 

EXCELで作っておけば、ある程度の枚数ならシステムから出力した一覧データのCSVとかを貼り付けて、関数だけでも該当箇所に表示して、提出用に印刷するフォーマットとかは簡単につくれます。 

五十枚とか百枚単位でもファイルをわければ対応できますし、ちょっと凝ってVBA使って簡単なマクロを組めば、より便利にできます。 

ここで求められているのは「手書きの手間を減らして印刷する」だけです。 

再利用なんかできなくても全く困らないし、いらなくなったら捨てるだけです。 

少なくとも、追加コストがかけられない状況で、書類の手作成をへらす。 

この用途でEXCELを代替できるものはありません。

 

外国で不評?そりゃ日本のお役所みたいな書類がないものね

 

自分は外国人と仕事をしたことがあります。

当時は「EXCEL方眼紙」とは呼ばれてなかったと思いますが、この使い方自体は結構知られていて、彼ら彼女らが「信じられない」とか「おかしい」と顔をしかめていたのも知ってます。 

でも、当然です。 

だって、外国には日本のお役所みたいに「なんでもかんでも複雑な書類の提出を強制する組織」はありませんもの。 

自分が知るかぎり。

海外の書類のフォーマットはWORDでも簡単につくれるようなシンプルなものばかりのはずです。  

結局。

日本のお役所の不必要に複雑な書類の多さのほうが問題なのです。 

お役所の文書主義とか複雑な帳票好きのおかげで、一体年間どのくらいのコストが無駄に使われているかを誰か計算したら、数百億円レベルの無駄とかになったとしても全然驚かないですよ。 

うん。