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EXCEL方眼紙的使い方はお役所の複雑な書類がある限りは絶対必要です/EXCELの小ネタ

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今回は「EXCEL方眼紙」の話です。

この「Excel方眼紙」というのは、Excelワークシートのセルを使って複雑なレイアウトを実現するような使い方のことですが、その是非を議論する公開討論会なるものがあったという記事には、ちょっと驚きました。。

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そんなに大層な話とは思ってもなかったので。

でも、結構、真面目にかつ本気で議論がされていて、内容的にも面白かったです。

自分は、「EXCEL方眼紙」的使い方は100%アリだとの立場です。

EXCEL表計算ソフトですけど、別にそれ以外の使い方も法律で禁止されているわけではありません。

例えば、EXCELをグラフィックスツールとして使うとかは有名です。

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これは本来の使い方でないからおかしい・・なんていうのではなく、このような使い方を発想してモノにしている人をほめるべきでしょう。

 

EXCEL方眼紙だって同じことです。
EXCELをそのように使うことで、最も効率よく実現したいことができるのであれば、何ら問題はないはずです。

それに、EXCEL方眼紙には、それでないとできない事もありますしね。 

例えば、日本のお役所に提出する超複雑な書類の作成です。 

例えば、こんなやつ。

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今の日本では、こういう複雑な申告書とかを節目節目に大量に提出しないと業務が行えない現実があるんです。 

少しなら手書きでいいですが、毎回数十枚単位だと手書きでは業務がまわりません。 

 帳票出力システムを作れば良いのですが、開発すると、1帳票あたりで安くて数十万円、高ければ百万・二百万とられます。 

しかも、毎年のように微妙にフォーマットが変わります。

その都度修正にまた数十万円いるわけです。 

種類が少なければ良いですが、そうもいきません。

お役所の書類は同じ届け出でも理由や用途によって微妙にレイアウトが違ったりして、下手をすると何百種類もあったりしますから。

会社だって、そんなことにばかりコストをかけてはいられません。

だから、EXCELで作るのです。

超複雑なレイアウトを現実的なコストで再現できるのは「EXCEL方眼紙」だけです。 

しかも、そこにデータを埋め込むプログラム(VBAマクロ)を作って、50人・100人分くらいを一度に作成できるようにツール化できて、紙に手書きしていたら半日潰れるような業務が数分で終わらせられたりします。

WORDでは絶対に作れません。

ここで求められているのは「手書きの手間を減らして印刷する」だけです。 

再利用なんかできなくても全く困らないし、いらなくなったら捨てるだけです。 

少なくとも、追加コストがかけられない状況で、書類の手作成をへらす。 

この用途でEXCELを代替できるものはありません。 

自分も外国人と仕事をしたことがありますから、彼ら・彼女らが「EXCEL方眼紙」的使い方のことを「信じられない」とか「おかしい」と顔をしかめていたのも知ってます。 

でも、それがどうした?って感じです。 

外国には日本のお役所みたいに「なんでもかんでも複雑な書類の提出を強制する組織」はありませんし、自分が知る限り、海外の書類のフォーマットはWORDでも簡単につくれるようなシンプルなものばかりです。 

ようするに必要性がないから、「EXCEL方眼紙」的使い方をする必要がない。

そんな奴らに言われてもね・・気にするほうがおかしいと思います。 

結局。

日本のお役所の不必要に複雑な書類の多さが問題なのです。 

お役所の文書主義とか複雑な帳票好きのおかげで、一体年間どのくらいのコストが無駄に使われているかを誰か計算したら、数百億円レベルの無駄とかになったとしても全然驚かないですよ。 

うん。