"BOKU"のITな日常

62歳・文系システムエンジニアの”BOKU”は日々勉強を楽しんでます

無料かつ簡単に共有施設の利用予定管理をする/Googleカレンダー版

マンションの集会室の利用予定と利用申し込み管理をWEBで、かつ、無料で簡単にやるなら、こんな感じかな?

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要件はこんな感じ

 

マンションに集会室など共用スペースがいくつかあるが、利用予定の確認とか申し込みをいちいち管理人室までいかないとダメなので利用しづらい。

せめて、WEBで予定の確認と申込みができるようになれば・・という要件です。

例によって条件があって。

  • ドキュメント共有サイトのリンクからはいれるようにする
  • 共有スペースごとのカレンダーで予定の確認できるようにする
  • 共有スペースごとのカレンダーで利用希望を書き込めるようにする
  • マンションの住民以外は参照も変更もできないようにガードする

と、もうひとつ。

  • 予算は1円も使えない(;^_^A。

です。

前回、同じような条件で、GoogleドライブとGoogleサイトでドキュメントの共有サイトを作りました。

その流れで、なんとか考えた方法を書いておきます。

 

Googleカレンダーを使います

 

作戦としては。

前回作った3つのアカウント。

  • ドキュメント管理者アカウント
  • サイト管理者アカウント
  • ドキュメント閲覧者アカウント

をそのまま使います。

手順としては。

  1. ドキュメント管理者アカウントで、共有スペースごとのカレンダーを作成する。
  2. 作成したカレンダーをドキュメント閲覧者アカウントと共有する。
  3. サイト管理者アカウントでWEBサイトに「共有スペース」ページを作る。
  4. そこに申し込み時のルールなどを書き、各カレンダーのリンクを張る。

こんな感じでできるはずです。

で。

使うときには、ドキュメント閲覧者でログインして、希望するカレンダーのリンクを開き、予定の確認とか申し込みとかをする・・というわけです。

 

手順(1)共有スペースごとのカレンダーを作成する

 

例として、「第一集会室 」の利用予定を管理するカレンダーを追加します。

ドキュメント管理者アカウントでログインし、Googleカレンダーを開きます。

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左下にある「他のカレンダー」の横の「+」ボタンを押して、表示するメニューで「新しいカレンダーを作成」を選びます。

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カレンダー名を入力します。

今回は「第一集会室利用予定管理」にします。

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カレンダー作成ボタンを押すと、マイカレンダーの中に追加されます。

他にも必要なカレンダーがあれば、作成します。

 

手順(2)作成したカレンダーをドキュメント閲覧者アカウントと共有する

 

設定ボタン(下図の歯車ボタン)を押して、設定画面に遷移します。

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設定画面で対象のカレンダー(今回は第一集会室利用管理)を選択し、画面に表示される設定項目から特定のユーザーとの共有をえらび「ユーザを追加」ボタンを押して、「ドキュメント閲覧者」アカウントを追加します。

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ユーザの権限は表示のみ・・もできますが、今回は申込にも使いたいので、「予定の変更」権限にします。

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これを共有の必要なカレンダーについて繰り返します。

公開用のURLを保存しておく

 

あとの手順を楽にするために、作成したカレンダーの公開用URLを取得します。

アクセス権限のところで、共有可能なリンクを取得ボタンを押します。

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開くダイアログで、リンクをコピーし、テキストエディタ等で保存しておくと、あとでサイトを作成するときに楽です。

 

手順(3)(4)利用方法の説明とリンクを貼ったサイトを準備する

 

 手順の

  • サイト管理者アカウントでWEBサイトに「共有スペース」ページを作る。
  • そこに申し込み時のルールなどを書き、各カレンダーのリンクを張る。

をまとめてやります。

ページを作ってリンクを貼るだけなので、別にGoogleサイト以外を使ってもよいです。

ただ、例としては「Googleサイト」を「サイト管理者アカウント」で使います。

www.appsupport.jp

サイト管理者アカウントでログインします。

前回の続きなので、すでにトップページはある前提です。

任意にページを作ります。

気をつけることは、カレンダーを表示するリンクに手順(2)で保存した「カレンダーの共有可能なリンク」を設定することのみです。

今回はこんな感じで作ってみました。

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使ってみよう

 

上記の「第一集会室カレンダー」リンクをクリックします。

ログインしていない場合は、Googleアカウントのログイン画面が開きます。

ドキュメント閲覧者アカウントでログインします。

するとカレンダーが表示されます。

ためしになんか予定を入れてみます。

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いけますね。

いい感じです。

通知機能とかを使うと登録されたときに、管理者にメールがとぶようにもできるので、工夫次第でスマートに管理もできると思います。

今回はこんなところで。

ではでは。