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これは2017年2月の記事のリライトです。
プロジェクトの進捗報告は「週次」が一番ストレスが少ない
ある程度長期間のシステム開発プロジェクトに進捗報告はつきものです。
進捗報告では、おおむね以下のようなことを報告相手と共有します。
- ◎月◎日終了時点の進捗状況
- 継続課題の対応状況
- 新規発生課題の有無
- 次回までの予定／計画変更の有無
- その他連絡事項
これを、どのくらいの間隔でやるのがいいのかという話です。
月次だと偉い人たちが前回の内容を思い出す無駄な時間がかかる
経験上、プロジェクトの進捗報告会議の頻度で、一番多いのは「月次」でした。
進捗報告はいろいろ気を使うし準備にも時間がかかるので、開催回数は少なくしたいのですけど、あまり開催を長くすると文句を言われるので、「月次」はちょうど良い落としどころなのだと思います。
実際、僕の参加したプロジェクトでも月次がほとんどでした。
でも。
いまいち、効率が悪いと思うことが多かったです。
その最大の理由が「スタートラインに着くのに時間がかかりすぎる」ことです。
1ケ月もたつと前回の会議の内容など、ほぼ、忘れています。
特にキーマン（ようするに偉い人）は同じような報告を他にも沢山うけているので、ほぼ１００％に近いくらい忘れてます（笑）。
そして、初期だと「報告を受けているプロジェクトの内容」すら忘れかけてます。
だから、前回会議の終了時点の状態を思い出す・・スタートライン・・のにかなりの時間を要することになりましたから。
週次だと前回内容を思い出す時間が少なくて済む
そういうこともあり、僕がリーダーを務めるプロジェクトでは「参加者に前回の記憶が残っていて、かつ、頻度が多くなりすぎない」落としどころを試しました。
その結果「週次」が一番良かったです。
良い点はいくつかあって。
- 前回の記憶が残っているので繰り返しの説明がいらない
- 繰り返しの説明がないのでミーティング時間も短くてすむ
- 使いまわせる資料が増えてくるので資料作成時間も短くてすむ
- 記憶が残っているからか発言もふえる
- 次の会議までの間隔が短いので結論がでなくても不安が少ない
みたいな感じになります。
正直、記憶の件だけだと、週次でなくてもよくて、8日・9日・10日間隔とかでもいいのですが、毎週XX曜日とかにしておかないと、参加者のスケジュール調整に時間がかかるデメリットがでてきますので、これも無駄です。
会議なんかいらないという意見も理解はできるけど
最近は定期的な進捗報告会議なんかいらないと反論してくる人も沢山います。
社内SNSとかメールとかメッセンジャーアプリとか情報共有する手段なんていくらでもあるから、普段から適切に報告していれば良くて、何か問題が発生し、どうしても会議が必要になったときだけ集まればよいのだから、週次とか月次とか関係ない・・というわけです。
僕もその意見はよくわかります。
同意もします。
でも・・、メンバーによるのですよね。
主要メンバーが資料を読んでくれる人たちなら、僕もそうします。
でも、実際の話。
かなりの確率でプロジェクトで進捗報告する相手（偉い方）は文章とか資料をかを読んでくれません（笑）・・怒られるかな？（笑）
毎日、こまめに進捗状況や課題などを情報共有（報告）していても、会議の席にすわった途端「これは何の会議だった？」なんて質問がきたり、「なんか色々送ってもらってたけど見れてないから説明してくれ」なんて、シレっという人も普通にいます。
なので、メンバーを見て危なそうだな・・と思ったら進捗会議を設定して、かつ、週次サイクルにしておくのが一番安全だ・・と僕は思ってるわけです。
ではでは。
