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こうした時に、ヒアリングがうまくいくことが多かったな
仕事がら、無数のヒアリングをこなしてきました。
うまくいった時もあれば、失敗したなと思う時もあります。
その経験を整理してみると、ヒアリングがうまったなと思うときには、こんな感じだったなと共通項らしきものが見えてきます。
例えば。
- ３人か４人くらいで、狭いスペースでヒアリングする。
- 雑談から入って話しやすい雰囲気に空気を温めてからヒアリングを始める。
- ヒアリングの前に資料を読んで、可能な限り自分なりにまとめておく。
- 相手が話したことを訂正してきたら、むしろ喜ぶくらいで丁度いい
です。
３人か４人くらいで、狭いスペースでヒアリングする
ヒアリングというのは、おおむね、ほぼ初対面に近い人同士で行います。
なので、まず、話をしてもらいやすい雰囲気を作れないと失敗します。
最悪なのが、広い会議室に大人数を集めてやるもの。
いくらニコニコしながら「自由にどんどん発言してください」なんて言っても、ごく一部の人しか話さないなんてことになりがちです。
といって、2人だけで机を挟んで向き合うってのも、緊張します。
ちょっと6人かけ程度のテーブルで、3人か4人くらいで座ってる感じが、経験的に進めやすいと思ってるということです。
雑談から入って話しやすい雰囲気に空気を温めてからヒアリングを始める
場がリラックスしないと、ヒアリングはうまく進みません。
話しやすい雰囲気というか空気が必要なのです。
場を温めるのに、一番いいのは雑談です。
もちろん、雑談ばかりだと進まないのですけど、雑談の話題を仕事の方向にもっていければ、雑談も重要な情報源になります。
事前に準備した質問事項から派生した雑談の中に意外と重要な情報があったなんてことはまったく珍しくありませんし、話さないで終わられるより、無駄口をたたいてもらうくらいのほうがうまくいきます。
だから、雑談しやすいくらいの雰囲気を作りましょう・・ってことです。
ヒアリングの前に資料を読んで、可能な限り自分なりにまとめておく。
ヒアリングする相手が、そういう会議に慣れている可能性は低いです。
必要なことを体系立てて相手に伝えるスキルを持った人である可能性なんて、ほぼゼロに近いと思ったほうがいいです。
だから、話の主導権を相手にゆだねてしまうと、ほぼ失敗します。
なので、事前に集められるだけ資料をあつめて目を通しておいて、「事前に資料を読むかぎり、こういうことをやっているみたいなんですけど、この理解であってますか？」という感じでコントロールすることで、そのへんを補う必要があるということです。
でも、話の流れをコントロールする準備なので、下調べで正解にたどりついている必要はありませんし、多少間違えている位が、話を引き出すには有効だくらいに思ってたらいいですが、枝葉の部分を見すぎないで、全体の流れや繋がりなどの概要をできるだけ大きく捉えておくのだけは間違えないほうがいいです。
相手が話したことを訂正してきたら、むしろ喜ぶくらいで丁度いい
どんなに自信満々にと断言されても、あとで「間違ってた」なんて普通にあります。。
ヒアリングの目的は、「その人が知っていて、かつ、こちらが知りたいことを正確に漏れなく話してもらうこと」ではありますが、人の記憶は正確ではありません。
本人は正確に話しているつもりでも、実は単なる思い込みだったりもします。
さらに、話すべきことか否かの判断基準が、人によって違ういます。
初めて知る人間から見た時の重要なポイントが、毎日のように業務でそれを行っている話す側から見ると「話す価値もない常識」であったりするわけです。
繰り返しますけど。
人間は勘違いもしますし、思い込みもします。
その時はそう思ってたけど、家に帰ってみたら間違いと気づいた・・なんてことは日常茶飯事なので、あとから訂正がはいるのが当たり前です。
前に言ったことを訂正しやすい雰囲気作りは、とても必要です。
とりあえず、僕の感じていたポイントをまとめてみました。
今回はこんなところで。
ではでは。